Os segredos do Sped para empresas

As empresas terão de estar preparadas para atender às atuais e a novas demandas do Sped, sob pena de serem punidas

Estabelecido em 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) tem foco na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. A legislação, os processos e novos métodos do projeto Sped trouxeram às empresas e ao fisco um grau elevado de modernização, colocando o Brasil na vanguarda mundial em tecnologia aplicada a obrigações fiscais e processos empresariais de report contábil e fiscal a âmbitos governamentais.

O projeto Sped encurtou o tempo gasto com validações fiscais, escrituração e conferência de documentos, garantindo processos empresariais em tempo real, transparentes e com alto grau de acerto. Desta forma, as empresas já faturam mais rápido, com mais controle gerencial e menos complicação burocrática. As apurações dos resultados financeiros, fiscais e contábeis se tornaram eficientes, reduzindo riscos de fraude e sonegação.

Embora ainda haja dúvidas sobre as mudanças, os benefícios compensam. Por isso, as empresas devem se preparar para esta tendência. Hoje, a principal questão é: por onde começar?

Primeiro é necessário saber que o Sped é um conjunto de leis, programas e procedimentos que mudaram a forma como o Brasil Empresarial trabalhava, forçando investimentos em capacitação e tecnologia aplicada a empresas e pessoal, o que aumentou a transparência fiscal das empresas. O segundo passo é entender quais são os tipos de Sped e em qual obrigatoriedade sua empresa se encaixa. Veja:

O projeto Sped consiste em dois formatos de informações a serem entregues ao fisco, como os Arquivos Digitais Periódicos em formato texto (. TXT) e os Arquivos Digitais Trafegados como Mensageira (.XML), tendo três grandes pilares nos dados: Contábeis, Fiscais e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Estes fundamentos se dividiram nos formatos a serem entregues ao fisco:

A Nota Fiscal Eletrônica Nacional substituiu a Nota Fiscal em papel. Entregue no formato de Mensageira (.XML) à Receita ou à Secretaria de Fazenda do estado onde é emitida. É enviada ao fisco e validada.

A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços. Os serviços são sempre tributados no âmbito municipal, assim, cada município adotou um padrão diferente.

O Sped Contábil, que entrou em vigor em 2008 e foi entregue pela primeira vez em 2009, substituindo os Livros Contábeis em papel, como o Diário e o Razão Analítico. Hoje, todas as empresas brasileiras optantes pelo regime de Lucro Real estão obrigadas ou podem aderir voluntariamente ao Sped Contábil. O arquivo digital do Sped Contábil deve ser gerado em formato texto (.TXT), de acordo com padrões da Receita, e entregue todo último dia útil do mês de junho de cada ano

O Sped Fiscal substitui os Livros Fiscais de entrada, saída e inventário. A partir de janeiro de 2011 substituirá também o Controle do CIAP, sendo entregue mensalmente em conjunto.

O Sped PIS-Cofins passará a ser entregue em 2011 com base mensal e inclui dados e notas fiscais em que incidiram PIS e Cofins.

O Sped FCont foi obrigatório em 2008 e 2009, apontando dados referentes a dedução de impostos federais. Foi revogado pelo e-Lalur, antigo Livro de Apuração do Lucro Real. Em seu novo formato eletrônico já é obrigatório a partir de 2010, com entrega em junho de 2011 para empresas no regime tributário do Lucro Real.

O Sped e-FOPAG está previsto para 2012 e será a Folha de Pagamentos Eletrônica.

Além destes exemplos, novos modelos e variações irão surgir. Por isso, as empresas e principalmente as de grande porte terão de estar preparadas para atender às atuais e a novas demandas do Sped. As empresas são obrigadas a aderir ao Sped seguindo os critérios abaixo:

Código CNAE: Toda empresa é registrada junto à Receita com um tipo de atividade. Este ramo é referenciado pelo Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE).

Inscrição Estadual e CNPJ - Por se tratar de uma obrigação federal, mas com cunho estadual, a Receita Federal e a Sefaz de cada estado têm selecionado empresas por numero de IE ou CNPJ, de acordo com o faturamento, benefícios fiscais adquiridos ou concedidos e até pelo montante de impostos devidos ou parcelados.

Segmento de Mercado - Várias empresas já foram selecionadas pelo segmento de mercado, como Produtores de Bebida, Fumo e Atacadistas de Autopeças.

Regime de Acompanhamento Diferenciado - A Receita obrigou em 2008 as empresas nesse regime a entregarem o Sped Contábil.

Em 2009, todas as empresas de Lucro Real. Agora, são as empresas do Lucro Presumido.

Perfil Operacional e Tributário - A Receita e a Sefaz estão livres para enquadrar empresas que tenham certos tipos de Operação Fiscal ou Contribuintes a entregar o Sped.

Para evitar erros e compreender as características do Sped, é importante ter um bom contador. As empresas precisam de processos aderentes ao Sped, pessoas com conhecimento funcional e técnico do que está envolvido no Sped e em seus vários conteúdos, além de software adaptado à legislação do Sped.

E se a empresa não entregar o Sped? As empresas correm o risco de serem multadas em valores que vão de R$ 5 mil pela não-entrega no prazo até a percentuais elevados do faturamento bruto. Podem ter seus sócios e representantes legais acusados de crimes de sonegação com penas de prisão e bloqueio de bens.

Não entregar o Sped ou a NF-e é prejuízo. Porém, deve-se atentar à entrega incompleta. Muitas empresas têm entregado arquivos vazios e em branco, o que acarretará multas pesadas e até o bloqueio de inscrições estaduais, resultando no fechamento de empresas em futuras fiscalizações federais, estaduais e municipais.